Chad: Responsable Logistique Pays - Tchad

I. ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 450 projets par an auprès de 8 millions de bénéficiaires dans 35 pays, pour un budget de 160 millions d’euros. Nos équipes sont composées de 400 staff internationaux et 4300 staff nationaux.

II. Profil pays

Bureau Principal : N’Djamena

National Staff : 110

International Staff : 11

Areas : 2 (Oum Hadjer, Ngouri)

On-going programmes : 4

Budget : 4M€

ACTED est actif au Tchad depuis novembre 2004.

Les programmes d’ACTED se déroulent actuellement dans les départements du Batha Est (est du Tchad) et du Wayi (région du Lac) auprès des populations les plus vulnérables. La stratégie d’ACTED au Tchad allie une réponse d’urgence à l’insécurité alimentaire (programmes de distribution de vivres et non vivres, de nutrition) ainsi qu’un soutien au relèvement précoce et au développement à travers des programmes de sécurité alimentaire, d’AGR, d’environnement, de WASH, d’appui à la société civile et de réduction des risques de catastrophes. ACTED s’impliquera aussi bientôt auprès des retournés du Nigéria et de la population hôte dans le département du Mamdi, en bordure du Lac Tchad.

L’équipe ACTED s’est progressivement agrandie et comprend aujourd’hui plus de 100 salariés nationaux et 10 internationaux répartis sur les deux bases et Ndjamena.

III. Profil de poste

Le/la Responsable Logistique Pays garantit le respect du cadre légal du pays, l’application du cadre administratif et des procédures définies par le siège et des règles spécifiques de la mission, dans le souci constant de la défense des intérêts de l’association et de la bonne utilisation des ressources. Il / elle travaille sous la responsabilité directe du Directeur Pays.

Fonctions

1. Gestion logistique courante

• Gestion logistique des locaux de la mission :

Gérer l’aménagement des locaux (bureaux et guesthouses) ;

Assurer l’entretien et la maintenance des locaux ;

• Constitution et approvisionnement régulier d’un stock de papeterie :

Etablir une liste des besoins en papeterie ;

Mettre en place une procédure de suivi du stock de papeterie ;

Procéder aux achats, à l’entrée en stock et au rangement du matériel ;

• Gestion financière :

Gestion de l’enveloppe financière du département logistique (caisse ou avance) ;

Justification des dépenses auprès du département finances ;

2. Gestion de la chaîne d’approvisionnement

• Gestion d’une base de données des fournisseurs locaux :

Faire une étude des marchés locaux ;

Etablir et mettre à jour une base de données des fournisseurs locaux, en précisant les critères de qualité, prix, service, éthique, etc. ;

• Suivi des procédures d’approvisionnement, dans le respect de la procédure existante :

Lancer les cotations ou appels d’offres ;

Procéder aux achats / élaborer les contrats ;

Réceptionner la marchandise et assurer le dédouanement des produits importés ;

Vérifier l’état et la conformité des produits avec les clauses du contrat ;

Gérer la présentation, la circulation, le classement et l’archivage des documents d’approvisionnement, conformément à la procédure FLAT ;

• Gestion des stocks :

Identifier des entrepôts de stockage, aménager et sécuriser les locaux ;

Mettre en place des outils de gestion des stocks ;

Effectuer des inventaires périodiques ;

Gérer les flux de stocks et les distributions de marchandises dans le cadre des projets ;

3. Gestion du parc de véhicules et des transports

• Gestion du parc de véhicule :

Organiser l’affectation et la mise à disposition quotidiennes des véhicules ;

Mettre en place des outils de suivi des véhicules : carnets de bord, contrôles techniques, etc.

Assurer la maintenance et l’inventaire mensuel du parc de véhicules ;

Calculer et contrôler le coût mensuel de chaque véhicule (consommation de carburant, réparations), en coordination avec le Responsable Financier Pays ;

• Gestion des transports :

Identifier des entreprises ou particuliers pour le transport des marchandises ;

Elaborer et suivre un planning d’expédition de marchandises sur les projets ;

Remplir les bons d’expédition (way bills) ;

Organiser le chargement et le déchargement des marchandises ;

Respecter les formalités administratives et douanières en vigueur ;

4. Gestion des équipements techniques

• Gestion du parc informatique :

Organiser l’installation des équipements informatiques (ordinateurs, imprimantes, scanneurs,

projecteurs, photocopieurs, mise en réseau) ;

Identifier les fournisseurs d’accès à Internet et négocier le meilleur contrat de service ;

Faire des sauvegardes régulières (back up) des dossiers sur le serveur ou tout autre support adéquat

Assurer la maintenance et l’inventaire mensuel du parc informatique ;

• Gestion des équipements de communication :

Organiser l’installation des équipements de communication : téléphonie, radios HF et VHF ;

Former le personnel à l’usage des différents équipements ;

Assurer la maintenance et l’inventaire mensuel des équipements de communication ;

Calculer et contrôler le coût mensuel de communication de chaque base (téléphones, e-mail,

Internet), en coordination avec le Responsable Financier Pays ;

• Gestion des équipements de production d’énergie :

Organiser l’installation des équipements : générateurs, panneaux solaires, etc. ;

Former le personnel au fonctionnement des équipements ;

Assurer la maintenance et l’inventaire mensuel des équipements ;

5. Gestion d’équipe

• Gestion du département logistique :

Mettre à jour l’organigramme et les TdR du département en fonction de l’évolution de la mission ;

Superviser l'équipe

Procéder à l’évaluation périodique des collaborateurs N-1 et transmettre à l’Administrateur pays ou de

zone les grilles d’évaluations et recommandations (affectation, modification de contrat ou de salaire,

etc.) ;

Assurer la formation continue du personnel logistique afin d’élever le niveau général de technicité et de compétences du département ;

• Procédures et flux de l’information :

Elaborer des procédures de gestion d’équipe adaptées à la mission ;

Améliorer le flux d’information au sein du département et avec les autres départements administratifs et les projets ;

IV. Qualifications:

• Formation supérieure en Supply Chain Management
• 1ère expérience dans un environnement sécuritaire tendu, de préférence en Afrique, Moyen

Orient ou Asie

Compétences avérées en communication,

Expérience en gestion logistique et/ou gestion de la sécurité et des procédures

Capacité à travailler dans un environnement instable au niveau sécuritaire

Capacité à organiser le travail des équipes sur un terrain difficile d’accès.

Autonomie, leadership, organisation

Excellente qualités rédactionnelles en français

V. Conditions

· Salaire défini en fonction de la grille des salaries ACTED

· Living allowance mensuelle

· Logement et nourriture pris en charge par ACTED : Logement en guest house ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)

· Billets d’avion pris en charge par ACTED

· Sécurité sociale, Mutuelle et rapatriement pris en charge par ACTED

Merci de nous faire parvenir votre candidature en français : CV, lettre de motivation et trois références à l’adresse suivante :jobs@acted.org

REF: CLM/CHA/SA

Pour plus d’informations, rendez-vous surhttp://www.acted.org